Arbeitszeiterfassung für
Außendienstmitarbeitende
Erfassen Sie Arbeitszeiten und Schichten auf Basis verifizierter Arbeitsaktionen. Reduzieren Sie Zeitbetrug um bis zu 30 % durch Check-ins auf Anfrage.
Zeiterfassung auf Basis realer Arbeitsaktivitäten
Die Arbeitszeiterfassung für Außendienstmitarbeitende ermöglicht es Serviceunternehmen, Arbeitsstunden anhand realer Tätigkeiten zu erfassen – nicht auf Basis von Annahmen. Das System ist für mobile Teams, Mitarbeitende vor Ort und Field-Service-Einsätze konzipiert, bei denen präzise Anwesenheits- und Schichtdaten erforderlich sind. Es kombiniert Zeiterfassung mit Bestätigungen auf Anfrage, wie Standort- oder Fotoabfragen, wenn eine Verifizierung notwendig ist. Führungskräfte erhalten einen klaren und verlässlichen Überblick über den Arbeitsalltag – ohne Hintergrund-Tracking und ohne permanente Überwachung.
Warum die Zeiterfassung unter Feldbedingungen
oft nicht funktioniert
Die Verwaltung von Arbeitszeiten im Außendienst ist schwierig, wenn Stunden manuell erfasst werden. Mitarbeitende beginnen Schichten teilweise außerhalb des Einsatzortes. Führungskräfte verbringen Zeit mit Nachrichten, Rückfragen und Korrekturen von Berichten. Es gibt keine einfache Möglichkeit zu bestätigen, ob die Arbeit tatsächlich begonnen oder abgeschlossen wurde. Diese Lücken führen zu Diskussionen, Zeitverlust und unzuverlässigen Abrechnungsdaten.
Das System löst dieses Problem durch verifizierte Arbeitsaktionen. Mitarbeitende erfassen ihre Zeit über einen Timer. Wenn eine Bestätigung erforderlich ist, senden Führungskräfte eine Anfrage für Standort oder Foto. Jede Rückmeldung wird Teil des Arbeitsberichts. Die Daten erscheinen in Echtzeit in einem zentralen Dashboard. Manuelle Korrekturen reduzieren sich um bis zu 50 %, und Anwesenheitsdaten werden konsistent und vertrauenswürdig.
Was Teams durch verifizierte Zeiterfassung gewinnen
Präzise Zeiterfassung
basierend auf realen Arbeitsaktionen
Klare Bestätigung
von Schichten und Anwesenheit
Nachweis auf Abruf
wenn er benötigt wird
Zuverlässige Berichte
für Abrechnung und Planung
Weniger Konflikte
zwischen Mitarbeitern und Management
Ein einfaches Beispiel für einen Arbeitstag im Außendienst
Ein Mitarbeiter kommt zum Einsatzort und öffnet die mobile App.
Der gesamte Ablauf bleibt einfach für Mitarbeiter und transparent für Vorgesetzte.Mit einem Tippen startet der Timer und die Schicht beginnt
Das System erfasst die Zeit und ordnet den Eintrag dem richtigen Projekt zu
Während der Schicht kann der Manager eine Standort- oder Fotobestätigung anfordern – der Mitarbeiter reagiert in Sekunden
Die Bestätigung wird dem Bericht hinzugefügt
Manager sehen sofort, wann die Schicht begonnen hat, wo gearbeitet wurde und ob alle erforderlichen Bestätigungen abgeschlossen wurden
So funktioniert die Zeiterfassung für Außendienstmitarbeiter
Timer starten
Mitarbeiter beginnen ihre Schicht über die mobile AppBei Bedarf bestätigen
Manager fordern Standort- oder Fotobestätigung nur bei Bedarf anBerichte prüfen
Verifizierte Zeiten und Bestätigungen erscheinen im Management-DashboardKernfunktionen für die Zeiterfassung von Außendienstmitarbeitern
Der Arbeitszeit-Timer erfasst Stunden und Schichten in Echtzeit.
Alle Einträge sind an konkrete Projekte und Arbeitstage gebunden.
Standortbestätigung auf Anfrage ermöglicht es Managern, die Anwesenheit am Einsatzort zu verifizieren.
Koordinaten werden nur erfasst, wenn der Mitarbeiter bestätigt.
Fotobestätigung auf Anfrage liefert einen visuellen Nachweis für Arbeit oder Aufgabenerledigung.
Fotos werden nur während aktiver Schichten gesendet und werden Teil des Berichts.
Manuelle Berichte helfen in Situationen, in denen der Timer nicht genutzt werden konnte.
Manager prüfen und genehmigen diese Einträge, bevor sie in den Statistiken erscheinen.
Eine projektbasierte Struktur organisiert Mitarbeiter, Schichten und Berichte in einem System.
So bleiben die Daten klar und leicht zu verwalten.
Was Manager im Dashboard sehen
Manager arbeiten mit strukturierten und leicht lesbaren Daten. Das Dashboard zeigt geleistete Stunden, aktive Schichten, die Bestätigungshistorie und abgeschlossene Berichte. Standort- und Fotobestätigungen werden direkt in jedem Bericht angezeigt.
Die Daten sind nach Mitarbeitern, Projekten und Zeiträumen gruppiert, was die tägliche Kontrolle und die langfristige Planung vereinfacht. Diese Transparenz unterstützt sichere Managemententscheidungen ohne komplexe Analysen.
Wie das den täglichen Betrieb verbessert
Lohnabrechnungsstreitigkeiten sinken um bis zu 70% dank verifizierter Berichte.
Manager sparen 4–6 Stunden pro Woche bei manuellen Kontrollen und Korrekturen.
Die Anwesenheitsgenauigkeit steigt in Außendienst-Teams um 15–30%.
Die Verantwortlichkeit wächst, während das Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Management erhalten bleibt.
Wo die Zeiterfassung für Außendienstmitarbeiter am besten funktioniert
Bau- und Montageteams
Bestätigung von Schichten und Arbeitsfortschritt auf mehreren BaustellenService- und Wartungsteams
Aufgabenabschluss mit Fotobestätigung nachweisenLiefer- und Logistikdienste
Arbeitszeiten erfassen und Anwesenheit vor Ort bestätigenSicherheits- und Wachdienste
Anwesenheit während geplanter Schichten bestätigenFAQ
Werden Standort oder Fotos dauerhaft erfasst?
Nein. Standort- und Fotodaten werden nur dann erfasst, wenn ein Manager während einer aktiven Schicht eine Anfrage sendet. Es gibt kein permanentes Tracking.
Wann können Fotobestätigungen angefordert werden?
Fotobestätigungen können nur angefordert werden, solange der Timer läuft. Jedes Foto wird dem Arbeitsbericht hinzugefügt.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter den Timer nicht starten kann?
Der Mitarbeiter kann einen manuellen Bericht einreichen. Dieser wird vom Manager geprüft und freigegeben, bevor er in der Statistik erscheint.
Wie erkennt das Management fehlende Bestätigungen?
Im Dashboard wird der Status jeder Anfrage angezeigt. Berichte, die Aufmerksamkeit oder Freigabe erfordern, werden klar hervorgehoben.